¿Cómo evitar errores al imprimir documentos word?
En repetidas ocasiones nos vemos en esta situación:
Un cliente necesita imprimir documentos de Word que han sido creados con el programa de ofimática: Microsoft Office.
Según sea la versión utilizada, se guardarán con un tipo de extensión: .doc, .docx, .docm, etc.
En Fotocopias ADOS Valencia puedes abrir todas las extensiones compatibles de Word. Pero el conflicto viene a la hora de imprimir dichos documentos.
Lo que la mayoría de usuarios no sabe es que este tipo de software define los márgenes del documento en función de la impresora instalada, ya sea virtual o física. Y tiene sus consecuencias en que se crean errores de paginación. Es decir, cambian de sitio las imágenes, los títulos se mueven, aparecen más páginas de las deseadas, etc.
Otro de los conflictos que pueden presentar es el cambio de tipografía. A menudo, para diferenciar nuestro trabajo, elegimos una fuente “especial” que hemos descargado e instalado en nuestro ordenador personal pero que nosotros no tenemos instalada en nuestros equipos. Al desconocer la fuente original, office la reemplaza por otra. Y aquí, es dónde se producen errores en los caracteres y surgen símbolos raros en los textos.
Nosotros no podemos revisar todas y cada una de las páginas de cada documento antes de su impresión. No ya por el tiempo empleado, que repercutiría en una ralentización del servicio, sino porque desconocemos como has realizado el mismo (dónde has puesto espacios, donde hay salto de página, etc.)
Pero como para todo problema hay solución, en Fotocopias ADOS Valencia os recomendamos que convirtáis siempre vuestros documentos al formato .pdf (portable document format).
De esta forma vuestras creaciones permanecerán inalteradas al abrirlas en cualquier ordenador o sistema operativo.
Otra ventaja que tiene usar PDF es que las fuentes usadas se incrustan en el documento y no es necesario tenerlas instaladas para visualizarlo.
También quedará protegido ante posibles ediciones o modificaciones de otros usuarios. De esta forma podrás compartir el documento sin riesgos de alteraciones.
No es necesario comprar ningún software. Si lo prefieres, tampoco es necesario tener instalado nada en tu ordenador. Actualmente existen programas gratuitos que transformar cualquier archivo a .pdf
Programas online: http://es.pdf24.org/
Programas que requieren instalación: PRIMO PDF, PDF CREATOR, etc.
